Výzkumy prokázaly, že když se snažíme stíhat více věcí najednou, tak se pořádně nesoustředíme ani na jednu, a ve výsledku nám zaberou více času, než kdybychom je dělali postupně. Přeskakujeme-li, máme začaté tři věci, ale ani jednu dokončenou. A ještě k tomu nám narůstá hladina stresu. Jedním ze způsobů, jak s tím bojovat je technika s tajuplným názvem osobní kanban (personal kanban).

Multitasking obrovsky narůstá díky novým technologiím. Máme zapnutou televizi, kontrolujeme status na Facebooku a ještě u toho pracujeme či si povídáme s přáteli.

Jenže toto na první pohled „efektivní“ trávení času nás ve skutečnosti o čas okrádá, a to především kvůli dvěma hlavním důvodům:

Náš mozek multitasking unavuje.

Multitasking vede k prodloužení délky trvání činností.

Skenování mozku ukázalo, že když se snažíme soustředit na dva úkoly zároveň, dochází k přetížení mozku a následnému snížení jeho kapacity zpracovávat informace.

To platí zejména, když se snažíme plnit podobné úkoly ve stejnou dobu – například psát e-mail a mluvit do telefonu – oba úkoly totiž používají stejnou část mozku. V důsledku toho, mozek prostě zpomalí.

Nejen, že multitasking ovlivňuje naše duševní schopnosti, ale přepínání mezi úkoly nás také činí méně efektivními. V jednom výzkumu studentům trvalo mnohem déle řešit složité matematické problémy, když museli přepínat mezi úkoly – ve skutečnosti byli až o 40 procent pomalejší.

Stejná studie také zjistila, že multitasking má negativní efekt na tělo, dochází při něm k uvolňování stresových hormonů a adrenalinu.

Jiný výzkum prokázal, že když jsou lidé nuceni často přecházet od jednoho úkolu k druhému, pracují sice rychleji, ale produkují méně. Po 20 minutách přerušovaného výkonu, mají významně vyšší hladinu stresu, cítí se frustrováni, pracovně přetíženi a pod tlakem.

To může vést k začarovanému kruhu, kdy tvrdě pracujeme na mnoha úkolech zároveň – „multitaskujeme“, abychom věci zvládli.

Trvá nám to však déle, cítíme se pak stresovaní a otrávení, nestíháme.

A to nás nutí k multitaskingu ještě víc.

Je-li to aspoň trochu možné, snažme se soustředit vždy jen na jeden úkol!

Jak snížit multitasking? Zahrajte si osobní Kanban…

Jednou z možností jak snížit počet úkolů, na kterých pracujete současně, je technika s názvem Osobní Kanban (Personal Kanban).

Je to metoda, která pomáhá zlepšit přehled o práci, která před námi stojí.

Prvním krokem při použití této metody je vizualizovat všechnu práci, kterou máme.

Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je dát si každý úkol na samostatný lepící papírek (post-it). Lze najít ale i aplikace a úkolovníky, která vám to umožní zelektronizovat.

Potom si všechny tyto úkoly rozdělíte do tří sloupců:

1. Úkoly, které mám udělat
2. Úkoly v procesu (na čem aktuálně pracuji)
3. Úkoly, které jsou již dokončené

Při plnění jednotlivých úkolů je potřeba se soustředit na to, aby bylo vždy co nejméně úkolů v prostředním sloupci (na čem aktuálně pracuji). Je potřeba limitovat počet úkolů, které jsou v procesu. Lze se setkat s názorem, že by nemělo být nikdy rozpracováno více než 5 úkolů.

Pokud chcete svůj single tasking ještě zdokonalit, můžete úkoly z tohoto prostředního sloupce zpracovávat technikou Pomodoro (více například v článku Dát si pětadvacet nebo Jak hloupý Honza na způsob efektivnějšího učení přišel).

Třetí sloupec (dokončené úkoly) je důležitý pro motivaci, pro pozitivní pocit z toho, kolik jsme to už zvládli. Určitě si ho tam nechejte! Pomáhá taky udržovat celkový přehled.

Další informace o této metodě v článku How to use personal kanban. Tady jsou přímo zkušenosti z používání metody.

O této metodě jsem mluvila na svém webináři Čtyři kroky ke skutečnému startu. Připravila jsem pro Vás malou ochutnávka, a tak si zrovna tuto část můžete i poslechnout (přednáška je od času 01:11).

Tento článek byl původně publikován na blogu Psychologické tipy.

• About
• Latest Posts

Zuzana Ježková

Psycholožka a projektová manažerka at Institut psychologických služeb, s. r. o.

Jsem vystudovaná psycholožka a dlouho jsem pracovala jako projektová manažerka. Před nějakou dobou jsem se rozhodla, že chci přinášet expertní znalosti o lidské mysli do praxe projektových manažerů.
Mám ráda, pokud se dělají smysluplné věci efektivně. A myslím, že mi to docela jde :-). Proto s tím ráda pomáhám i druhým.

Latest posts by Zuzana Ježková (see all)

• Kognitivní omyly a rozhodování pro projektové manažery - 23 dubna, 2021
• Rozhovor pro Objevit.cz – Jak řídit projekty, správně se rozhodovat a všechno to stíhat - 27 listopadu, 2017
• Psychologické chyby při stanovení cílů projektu. Co když je taky děláte? - 20 dubna, 2017